Что было до:
Руководитель бизнеса чувствует, что имеются проблемы и бизнес не приносит результата, но не может понять причины, не может контролировать финансы, потому что нет вообще никакой финансовой картины. Положение усугубляется небольшим штатом сотрудников, отсутствием нужной квалификации и невозможностью вести параллельный управленческий учёт. Управленческий учёт никогда не вёлся, бухгалтерский учёт сильно отличается от управленческого, в базе для управленческого учёта полный неразбериха с аналитикой из-за отсутствия методики учёта.
Управленческий учёт представлен лишь оформлением заказов покупателей и поставщикам, никакие прочие операции не отражаются и не ведутся.
Для управленческого учёта используется устаревшая база 1С, которая бессистемно дорабатывалась разными фирмами и частными программистами.
Что было сделано:
Проведена оценка бизнеса и составление предварительной отчётности за 2017 год
В результате бизнес обследования и данных отчётности выявили:
• на фирме недостаток маржи, по основной реализуемой продукции (так как цена устанавливалась без предварительного расчёта и полной калькуляции),
• наблюдаются задержки в платежах от клиентов, вследствие задержки выполнения проектов.
• сильный отток клиентов и падение уровня заказов из-за провала проектов.
• система мотивации, которая не способствовала росту эффективности, а попросту проедала полученный аванс от клиентов.
• Отсутствие информации и аналитики по таким ключевым вопросам как себестоимость и прямые издержки по закупке и производству продукции.
Была разработана методика управленческого учёта в 1С, в соответствие с которой из бухгалтерской 1с полностью отражались банковские операции, а из Управленческой базы - поступления товаров и реализации.
Результат:Выявлены сроки осуществления различных бизнес процессов, которые легли в основу шаблонов задач, создаваемых для каждого заказа клиента.
В качестве системы контроля задач была выбрана Neaktor, как наиболее простая с точки зрения организации бизнес-процессов.
Такая связка дала возможность планировать денежный поток в разрезе каждого заказа покупателя, как отдельного проекта.
Автоматически строился платёжный календарь по графику платежей исходя из заказов клиентов 1С, финансовых потоков, вытекающих из бизнес-процессов и задача из CRM.
Для отражения расходов по управленческой кассе и начисления ЗП использовалось специально-созданное веб-приложение, которое отвечало также и за предварительную калькуляцию заказов.
Потоки данных группировались в системе Microsoft Power BI, в которой в ежедневном режиме строились:
• Платёжный календарь
• Отчёт о прибылях и убытках
• Отчёт о движении денежных средств
• Отчёт по просроченной Дебиторской задолженности
• Отчёт по просроченной Кредиторской задолженности.
Так, как управленческая база более не обновлялась, было принято решение присоединять Microsoft Power BI напрямую к SQL серверу.
Выгрузки из Неактор осуществлялись 1 раз в день, перед окончанием рабочего дня в Excel формате, файл автоматически встраивались в корпоративную модель данных.
Веб-приложение было доступно в Power BI в онлайн-режиме.
Результат:
Получили замкнутый учётный контур, который требовал минимум времени на внесение данных.
В течение первых трёх месяцев в результате контроля по задачам через систему Neaktor, удалось завершить повисшие проекты и получить постоплату от клиентов, снизить уровень долгов перед поставщиками на 30%, тем самым восстановив скидку, лимиты и возможность отсрочки.
На все новые заказы стали делать калькуляцию, подняли цены на сборку, чтобы компенсировать провал маржи по компонентам.
Платёжный календарь по проектам помог увидеть предстоящие кассовые разрывы по проектам, в результате чего принято решение взять краткосрочный кредит через Альфа-Поток.
Срок внедрения: 4 месяца
Стоимость: 430 000 руб.