Что было до:

В компании очень длительный цикл проекта (от момента первого контакта, до момента поступления аванса может пройти несколько лет). В результате непонятна эффективность проекта. Все затраты, осуществленные до момента окончания проекта, нигде в едином виде не учтены. План-Факт проектам не ведётся.
За 2016 – 2017 года на фирме наблюдается рост и увеличение объема денежных средств на счетах. Однако, на фирме не ведётся платежный календарь, предварительная себестоимость и расчеты инвестиционного проекта не проводятся. В результате чего, становится непонятно, когда и какие деньги должны поступать, сколько из денег на счету, являются свободными. Однако сомнения вызывают во-первых предстоящее инвестирование в производство в размере 12 млн. рублей, во-вторых выплаты партнёрам в размере 6 млн. рублей. Денежные средства были получены в результате роста, который был вызван заключение крупных договоров. Ведение проекта осуществляют множество специалистов от менеджера по продажам, до руководителя по проектам и сервисной службы. По мнению руководителя, для дальнейшего роста необходима финансовая модель с лимитированием средств и затрат по управлению проектами. Также он выразил опасения, что выплата денежных средств на инвестции и выплаты партнёрам может привести к краху бизнеса

Что было сделано:


В ходе проектного обследования учётных систем выявлен недостаток информации, для ведения управленческого учёта по проектам. Учёт заказов клиентов и заказов поставщикам ведётся в базе УТ 8.3, однако отсутствует методология, в результате данные в учётной системе практически бесполезны. Фактически необходимо восстановление и регламентация процессов учёта. Собственика уведомили о невозможности выразить мнение по его проблеме, вследствие недостатка данных. Была согласована необходимость восстановления и постановки управленческого учёта.
Проанализированы бизнес процессы от возникновения лида до сервисного обслуживания клиентов. Разработаны классификаторы затрат, с выделением прямых и косвенных, постоянных и непериодических.
Была осуществлена разработка и внедрение комплекта учётных таблиц для расчета и планирования проектов. Проведено обучение менеджеров. Теперь каждый заказ отдельно обсчитывался и планировался, на каждый проект из нескольких заказов закладывались определённые нормы трудозатрат, что позволило планировать и контролировать маржу по проекту.
В качестве мелкой единицы проекта выделен заказ клиента с привязкой к нему графика оплат в конфигурации управление торговлей.
Учёт фактических затрат, в том числе по проектному принципу осуществляется в Типовой Бухгалтерской базе (на счетах учёта затрат под каждый проект заводилась Иерархическая папка с номером проекта, а состав затрат дублировался под каждый проект, но с новым кодом статьи).
Процесс решения проблемы Путем технологии Power Bi фактические данные из двух 1С баз объединяются в единую информационную с плановой информацией по проектам.

Результат:

После восстановления учёта и построения методологии стали доступны отчёты по проектам, прибыли и движению денежных средств, которые детализируются до отдельных записей.
Выгрузка информации по заказам из 1с дала возможность практически в онлайн режиме строить прогноз по платежам, наложение регулярных затрат и налоговой модели дало возможность увидеть свободные денежные средства на будущий период до 3 месяцев. По результатам отчётности было выражено мнение, что денежные средства, находящиеся в распоряжение предприятия были получены не за счёт собственной прибыли, а за счёт управления оборотным капиталом.

При отсуствиии рисков досрочного погашения обязательств поставщикам эти средства могли быть направлены на инвестиционную деятельность, однако выражены опасения по поводу эффетивности деятельности, связанные с длительностью проектов и высокими издержками по ним. Была дана рекомендация по построению проектного учёта и повышению квалификации руководителей проектов в области экономики предприятия.